Zakres funkcjonalny
Zakres funkcjonalny
- Ewidencja zleceń transportowych.
- Korzystanie z bazy kontrahentów zawierającej informacje o zaległościach płatniczych i reputacji klienta, wyświetlanie ostrzeżeń oraz możliwość blokowania wystawiania zleceń na danego klienta w oparciu o liczne kryteria.
- Możliwość określania wielu miejsc załadunku i rozładunku.
- Zmiany kolejności poszczególnych punktów załadunku/rozładunku.
- Zapis miejsc zał/roz występujących w sposób stały u klientów wraz z odległością od poszczególnych punktów.
- W systemie Hermes nowością jest możliwość przyznania poszczególnych punktów zlecenia różnym przewoźnikom. Czyli nad jednym zleceniem może pracować więcej niż jeden przewoźnik. Dzieje się tak z uwzględnieniem precyzyjnego podziału przychód/koszt na późniejszych zestawieniach zysków ze zleceń.
- Wystawienie faktury Pro-Forma
- Wysyłanie konformacji przyjęcia zlecenia do klienta .
- Poprawa danych klienta „w locie” bez konieczności zmiany formularza.
- Ewidencja istotnych warunków zlecenia – waga, temperatura, fracht, waluta, kilometry, koszty dodatkowe, uwagi i inne.
- Możliwość określenia dodatkowego obciążenia klienta ,
- Załączanie dokumentów do zlecenia .
- Obsługa dodatkowych form transportu jak prom, transport morski/rzeczny i lotniczy.
- Nowością jest, że przeprawa promowa, może być niezależnym punktem zlecenia.
- Ewidencja tras – zakup usług przewoźnika.
- Korzystanie z bazy kontrahentów zawierającej informacje specyficzne dla przewoźników, z możliwością ustawiania warunków blokad/ostrzeżeń wg. kryteriów, rzetelność, reputacja, aktualność polisy, licencja, działalność w poszczególnych krajach.
- Ewidencja kierowców i samochodów przewoźnika, czy własnych w przypadku transportu własnego wraz możliwością określenia rodzaju naczepy.
- Formularz druku awizacji.
- Sprawdzanie poprawności danych.
- Możliwość określenia dodatkowych kosztów, np. myto, opłata parkingowa czy inne.
- Określanie terminu płatności per zlecenie przewoźnika.
- Wydruk zlecenia emitowany jest w postaci pliku PDF zatem wysyłka dokumentu będzie uproszczona, możliwość emisji dokumentu bezpośrednio z systemu z zachowaniem informacji o godzinie wysyłki i adresacie (informacje przydatne do rozwiązywania spraw spornych)
- Możliwość wysyłki zlecenia transportowego/spedycyjnego bezpośrednio z systemu na adres e-mail przewoźnika.
- Elementy kontroli jakości :
- Oznaczanie potwierdzenia przyjęcia zlecenia przez przewoźnika
- Określanie wymaganego czasu dostawy do punktu przeznaczenia
- Rejestrowanie rzeczywistego osiągniętego czasu przybycia do punktu trasy
- Współpraca z systemami GPS
- Kartoteki kontrahentów.
- Przechowywanie danych specyficznych dla rodzaju kontrahenta.
- Określanie terminów płatności domyślnych dla klienta.
- Ewidencja Elektronicznego Obiegu Dokumentacji pozwalająca na archiwizowanie całej korespondencji z klientem, zarówno w postaci generowanych dokumentów wystawionych zleceń, jak i innych pism, wiadomości email czy smsów dodawanych do bazy.
- Przechowywanie danych specyficznych dla spedycji, ubezpieczenia OCP krajowego i zagranicznego.
- Możliwość załączenia dokumentów np. Wpis do ewidencji , NIP , REGON itp.
- Informacje marketingowe, opiekun kontrahenta, obsługiwane kraje, proste raporty przeglądowe.
- Fakturowanie.
- Wystawianie faktur na podstawie danych klienta/numeru zlecenia.
- Obsługa automatyczna rodzajów transakcji. Transakcja wewnątrzunijna, krajowa/zagraniczna. Umieszczanie stosownych paragrafów, stawek podatku VAT oraz zastrzeżeń na dokumentach.
- Dowolne numerowanie faktur sprzedaży
- Definiowanie indywidualnych mechanizmów numerujących dokumenty. Stosowanie przedrostków numerów w postaci symbolu magazynu, rejestru, miesiąca itd.
- Zatwierdzanie dokumentów.
- Rozrachunki.
- Ewidencja ręczna rozrachunków.
- Rozliczanie częściowe rozrachunków utworzonych automatycznie, zmiana formy płatności rozrachunku bez konieczności zmiany wzorcowego dokumentu faktury VAT.
- Raporty stanu rozrachunków.
- Zbiorcze rozliczanie faktur sprzedaży i zakupu ,
- Eksport paczek przelewów do Banku .
- Filtrowanie wg. Rozmaitych kryteriów, przeterminowania, wysokości rozrachunku, terminu spłaty, sprawdzanie rozrachunków zapłaconych itd.
- Generowanie wezwań do zapłaty.
- Zestawienia.
- Zestawienia finansowe, Rejestry VAT,
- Zestawienia sprzedaży wg. Klienta lub wg. Przewoźnika.
- Zestawienia wydajności spedytorów. Zarówno wg. wystawionych zleceń jak i wg. zleceń na które zostały wystawione faktury VAT.
- Zestawienia sprzedaży dziennej, tygodniowej, miesięcznej.
- Analiza transportu własnego
- Analiza zyskowności na przestrzeni lat wg. Klienta.
- Analiza najtańszych Przewoźników wg trasy .
- Analiza udziału w zyskach wg Klienta.
- Analiza kosztów poniesionych wg Przewoźnika.
Powyższy zakres funkcjonalny jest stale rozszerzany, część funkcji wyraźnie poszerzających zakres użytkowy aplikacji jest dostępna jako moduły dodatkowe. Mowa tutaj w szczególności o modułach komunikacji automatycznej za pomocą poczty email, sms, czy też wymiany danych z systemami księgowymi. Szczegółowy opis poszczególnych modułów dodatkowych znajdziecie Państwo na tej stronie.
