Strona główna » Moduły » Zakres funkcjonalny

Zakres funkcjonalny

Zakres funkcjonalny

  1. Ewidencja zleceń transportowych.
    • Korzystanie z bazy kontrahentów zawierającej informacje o zaległościach płatniczych i reputacji klienta, wyświetlanie ostrzeżeń oraz możliwość blokowania wystawiania zleceń na danego klienta w oparciu o liczne kryteria.
    • Możliwość określania wielu miejsc załadunku i rozładunku.
    • Zmiany kolejności poszczególnych punktów załadunku/rozładunku.
    • Zapis miejsc zał/roz występujących w sposób stały u klientów wraz z odległością od poszczególnych punktów.
    • W systemie Hermes nowością jest możliwość przyznania poszczególnych punktów zlecenia różnym przewoźnikom. Czyli nad jednym zleceniem może pracować więcej niż jeden przewoźnik. Dzieje się tak z uwzględnieniem precyzyjnego podziału przychód/koszt na późniejszych zestawieniach zysków ze zleceń.
    • Wystawienie faktury Pro-Forma
    • Wysyłanie konformacji przyjęcia zlecenia do klienta .
    • Poprawa danych klienta „w locie” bez konieczności zmiany formularza.
    • Ewidencja istotnych warunków zlecenia – waga, temperatura, fracht, waluta, kilometry, koszty dodatkowe, uwagi i inne.
    • Możliwość określenia dodatkowego obciążenia klienta ,
    • Załączanie dokumentów do zlecenia .
    • Obsługa dodatkowych form transportu jak prom, transport morski/rzeczny i lotniczy.
    • Nowością jest, że przeprawa promowa, może być niezależnym punktem zlecenia.
  2. Ewidencja tras – zakup usług przewoźnika.
    • Korzystanie z bazy kontrahentów zawierającej informacje specyficzne dla przewoźników, z możliwością ustawiania warunków blokad/ostrzeżeń wg. kryteriów, rzetelność, reputacja, aktualność polisy, licencja, działalność w poszczególnych krajach.
    • Ewidencja kierowców i samochodów przewoźnika, czy własnych w przypadku transportu własnego wraz możliwością określenia rodzaju naczepy.
    • Formularz druku awizacji.
    • Sprawdzanie poprawności danych.
    • Możliwość określenia dodatkowych kosztów, np. myto, opłata parkingowa czy inne.
    • Określanie terminu płatności per zlecenie przewoźnika.
    • Wydruk zlecenia emitowany jest w postaci pliku PDF zatem wysyłka dokumentu będzie uproszczona, możliwość emisji dokumentu bezpośrednio z systemu z zachowaniem informacji o godzinie wysyłki i adresacie (informacje przydatne do rozwiązywania spraw spornych)
    • Możliwość wysyłki zlecenia transportowego/spedycyjnego bezpośrednio z systemu na adres e-mail przewoźnika.
    • Elementy kontroli jakości :
    •               Oznaczanie potwierdzenia przyjęcia zlecenia przez przewoźnika
    •               Określanie wymaganego czasu dostawy do punktu przeznaczenia
    •               Rejestrowanie rzeczywistego osiągniętego czasu przybycia do punktu trasy
    •               Współpraca z systemami GPS
  3. Kartoteki kontrahentów.
    • Przechowywanie danych specyficznych dla rodzaju kontrahenta.
    • Określanie terminów płatności domyślnych dla klienta.
    • Ewidencja Elektronicznego Obiegu Dokumentacji pozwalająca na archiwizowanie całej korespondencji z klientem, zarówno w postaci generowanych dokumentów wystawionych zleceń, jak i innych pism, wiadomości email czy smsów dodawanych do bazy.
    • Przechowywanie danych specyficznych dla spedycji, ubezpieczenia OCP krajowego i zagranicznego.
    • Możliwość załączenia dokumentów np. Wpis do ewidencji , NIP , REGON itp.
    • Informacje marketingowe, opiekun kontrahenta, obsługiwane kraje, proste raporty przeglądowe.
  4. Fakturowanie.
    • Wystawianie faktur na podstawie danych klienta/numeru zlecenia.
    • Obsługa automatyczna rodzajów transakcji. Transakcja wewnątrzunijna, krajowa/zagraniczna. Umieszczanie stosownych paragrafów, stawek podatku VAT oraz zastrzeżeń na dokumentach.
    • Dowolne numerowanie faktur sprzedaży
    • Definiowanie indywidualnych mechanizmów numerujących dokumenty. Stosowanie przedrostków numerów w postaci symbolu magazynu, rejestru, miesiąca itd.
    • Zatwierdzanie dokumentów.
  5. Rozrachunki.
    • Ewidencja ręczna rozrachunków.
    • Rozliczanie częściowe rozrachunków utworzonych automatycznie, zmiana formy płatności rozrachunku bez konieczności zmiany wzorcowego dokumentu faktury VAT.
    • Raporty stanu rozrachunków.
    • Zbiorcze rozliczanie faktur sprzedaży i zakupu ,
    • Eksport paczek przelewów do Banku .
    • Filtrowanie wg. Rozmaitych kryteriów, przeterminowania, wysokości rozrachunku, terminu spłaty, sprawdzanie rozrachunków zapłaconych itd.
    • Generowanie wezwań do zapłaty.
  6. Zestawienia.
    • Zestawienia finansowe, Rejestry VAT,
    • Zestawienia sprzedaży wg. Klienta lub wg. Przewoźnika.
    • Zestawienia wydajności spedytorów. Zarówno wg. wystawionych zleceń jak i wg. zleceń na które zostały wystawione faktury VAT.
    • Zestawienia sprzedaży dziennej, tygodniowej, miesięcznej.
    • Analiza transportu własnego
    • Analiza zyskowności na przestrzeni lat wg. Klienta.
    • Analiza najtańszych Przewoźników wg trasy .
    • Analiza udziału w zyskach wg Klienta.
    • Analiza kosztów poniesionych wg Przewoźnika.

Powyższy zakres funkcjonalny jest stale rozszerzany, część funkcji wyraźnie poszerzających zakres użytkowy aplikacji jest dostępna jako moduły dodatkowe. Mowa tutaj w szczególności o modułach komunikacji automatycznej za pomocą poczty email, sms, czy też wymiany danych z systemami księgowymi. Szczegółowy opis poszczególnych modułów dodatkowych znajdziecie Państwo na tej stronie.